NLG Verzekeringen voert de functie van gevolmachtigd agent uit in de vorm van een gecentraliseerde huisvolmacht. Onze bedrijfsvoering is zodanig ingericht dat de bedrijfsprocessen van de bemiddelings- en volmachtactiviteiten van elkaar zijn gescheiden. De bemiddelingsactiviteiten liggen bij de aangesloten bemiddelaar. De bemiddelings- en volmachtactiviteiten zijn in verschillende rechtspersonen ondergebracht, met een afzonderlijke jaarrekening.

Hoewel de bedrijfsprocessen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn gescheiden is er geen sprake van een zuivere taakscheiding tussen onze bemiddelings- en volmachtactiviteiten. Dit zou het door ons beoogde efficiencyvoordeel schaden. De bedrijfsprocessen en verantwoordelijkheden zijn beschreven in ons elektronisch Kennisportal.

Ondanks de door ons getroffen maatregelen kan het voorkomen dat er een conflicterende situatie ontstaat tussen onze functie als gevolmachtigde en de functie als bemiddelaar. Wij hebben hiervoor het navolgende beleid geformuleerd:

• Wij hebben een scheiding aangebracht tussen de dagelijkse leiding van de bemiddelingsactiviteiten en onze volmachtactiviteiten.
• De feitelijk leider van het volmachtbedrijf is eindverantwoordelijk voor het volmachtbeleid.
• Indien de in ons elektronisch Kennisportal genoemde procedures, werkinstructies en overige documenten geen duidelijkheid geven over hoe in een bepaalde situatie (met betrekking tot de verleende volmachten) gehandeld dient te worden, beslist de feitelijk leider van het volmachtbedrijf.
• Beslissingen om af te wijken van de in het elektronisch Kennisportal genoemde procedures, instructies en overige documenten worden genomen:

• • binnen de bevoegdheden van de verleende volmachten na (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider van het volmachtbedrijf;
  • in afwijking van de bevoegdheden van de verleende volmachten met (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider van het volmachtbedrijf en van de volmachtgever.

• De beslissing dan wel toestemming van de feitelijk leider van het volmachtbedrijf en indien nodig de toestemming van de volmachtgever wordt vastgelegd en gearchiveerd.